Terminmanagement
Der Agent für Terminmanagement eignet sich, wenn Termine telefonisch vereinbart, geändert oder abgesagt werden sollen. Rund um die Uhr und ohne dass Mitarbeitende dauerhaft erreichbar sein müssen. Er erfasst Terminwünsche strukturiert und reduziert den administrativen Aufwand deutlich.
Typische Einsatzbereiche
Der Agent eignet sich besonders, wenn viele Terminanfragen eingehen, Termine außerhalb der Öffnungszeiten vereinbart werden sollen oder häufige Anliegen wie Terminbuchungen, Änderungen und Absagen anfallen.
Was übernimmt der Agent konkret?
Der Agent nimmt Anrufe entgegen und erkennt, ob Anrufende einen neuen Termin vereinbaren, einen bestehenden ändern oder absagen möchten. Je nach Anliegen stellt er gezielte Rückfragen zum gewünschten Zeitraum, zur Art des Termins oder zu vorhandenen Informationen. Alle relevanten Angaben werden strukturiert erfasst. Anrufende erhalten eine klare Bestätigung darüber, was als Nächstes passiert. Nach jedem Gespräch stehen die Informationen vollständig bereit, als Gesprächsprotokoll oder per E-Mail.
Kurz erklärt: So richtest du den Use Case ein
Für den Einstieg wird ein Agent eingerichtet.
Dieser unterscheidet Terminanliegen klar voneinander und kennt über hinterlegtes Wissen Leistungen, Abläufe und Rahmenbedingungen.
Anschließend legen Sie Szenarien an.
Diese erfassen relevante Informationen für Terminbuchungen, Änderungen oder Absagen.
Optional können Webhooks eingerichtet werden.
So lassen sich Termine automatisch an angebundene Systeme weitergeben oder Folgeprozesse auslösen.
Zum Schluss wird der Agent über das Routing eingebunden.
Zum Beispiel dauerhaft oder zeitgesteuert, etwa außerhalb der Öffnungszeiten.
Vorteile im Überblick
Der Agent stellt sicher, dass jede Terminanfrage angenommen wird, unabhängig von Uhrzeit oder Auslastung. Teams werden entlastet und müssen sich nicht mehr zwischen Telefon und Kalender bewegen. Über Statistiken lässt sich erkennen, wann besonders viele Terminanfragen eingehen, welche Anliegen häufig auftreten und wo Prozesse weiter vereinfacht werden können.
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