Terminmanagement
Der Agent für Terminmanagement eignet sich, wenn Termine telefonisch vereinbart, geändert oder abgesagt werden sollen. Rund um die Uhr und ohne dass Mitarbeitende dauerhaft erreichbar sein müssen. Er erfasst Terminwünsche strukturiert und reduziert den administrativen Aufwand deutlich.
Was übernimmt der Agent konkret?
Der Agent nimmt Anrufe entgegen und erkennt, ob Anrufende einen neuen Termin vereinbaren, einen bestehenden ändern oder absagen möchten. Je nach Anliegen stellt er gezielte Rückfragen zum gewünschten Zeitraum, zur Art des Termins oder zu vorhandenen Informationen. Alle relevanten Angaben werden strukturiert erfasst. Anrufende erhalten eine klare Bestätigung darüber, was als Nächstes passiert. Nach jedem Gespräch stehen die Informationen vollständig bereit, als Gesprächsprotokoll oder per E-Mail.
Kurz erklärt: So richten Sie den Use-Case ein
Agent erstellen & Profil schärfen
Erstellen Sie einen Agent und geben Sie im Unternehmensprofil (Bereich Konfiguration) Ihre Öffnungszeiten und grobe Verfügbarkeiten an. So kann Ihr Agent bei unpassenden Zeitvorschlägen (z. B. "Sonntag 3 Uhr nachts") direkt gegensteuern.
Playbooks für Terminwünsche anlegen
Erstellen Sie unter Playbooks Leitfäden für die Terminaufnahme.
Wichtig: Der Agent prüft aktuell keinen Live-Kalender, er nimmt lediglich den Wunsch entgegen.
Playbook "Neuer Termin":
Bedingung: "Anrufer möchte einen Termin vereinbaren"
Aufgabe: "Wunschtermin & Alternative abfragen"
Aufgabe: "Kontaktdaten (Name, Telefonnummer) für Bestätigung notieren"
Abschlussaktion: Rückruf ankündigen
Benachrichtigung aktivieren
E-Mail Zusammenfassung: Tragen Sie unter Konfiguration > "Empfänger von Summaries" eine E-Mail-Adresse ein. Sie erhalten nach dem Anruf alle Details und rufen den Kunden zur Bestätigung zurück.
Webhooks (Optional): Senden Sie die Daten strukturiert an Ihr CRM oder ein Tool wie Zapier, um Tickets automatisch zu erstellen.
Rufnummer zuweisen
Während der Testphase erhalten Sie von uns kostenlose Rufnummern zum testen. Damit Ihr Agent aber auch nach dem Probe-Zeitraum erreichbar ist, müssen Sie ihm noch eine Rufnummer zuweisen.
Vorteile im Überblick
Der Agent stellt sicher, dass jede Terminanfrage angenommen wird, unabhängig von Uhrzeit oder Auslastung. Teams werden entlastet und müssen sich nicht mehr zwischen Telefon und Kalender bewegen. Über Statistiken lässt sich erkennen, wann besonders viele Terminanfragen eingehen, welche Anliegen häufig auftreten und wo Prozesse weiter vereinfacht werden können.
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