Zahlung & Abrechnung
Der Agent für Terminmanagement eignet sich, wenn Termine telefonisch vereinbart, geändert oder abgesagt werden sollen. Rund um die Uhr und ohne dass Mitarbeitende dauerhaft erreichbar sein müssen. Er erfasst Terminwünsche strukturiert und reduziert den administrativen Aufwand deutlich.
Was übernimmt der Agent konkret?
Der Agent nimmt Anrufe entgegen und erkennt, ob es um eine Rechnung, einen Zahlungsstatus oder allgemeine Zahlungsbedingungen geht. Häufige Fragen zu Zahlungszielen, Zahlungsarten oder formalen Angaben beantwortet er direkt. Bei individuellen Anliegen erfasst er alle relevanten Informationen und bereitet die Weitergabe an das zuständige Team vor. Anrufende erhalten eine klare Rückmeldung, wie ihr Anliegen weiterbearbeitet wird. Nach jedem Gespräch werden die Inhalte nachvollziehbar dokumentiert.
Kurz erklärt: So richten Sie den Use-Case ein
Agent erstellen & Profil schärfen
Erstellen Sie einen Agent und füllen Sie im Bereich Konfiguration unter Unternehmensprofil die wichtigsten Daten (z.B. IBAN, Rechnungsadresse) in die Beschreibung, damit der Agent diese bei Bedarf parat hat.
Playbook erstellen
Erstellen Sie unter Playbooks separate Leitfäden für unterschiedliche Anliegen. Beispielsweise könnten Fragen zu Rechnungen folgendermaßen bearbeitet werden:
Playbook "Frage zu Rechnung":
Bedingung: "Anrufer stellt Frage zu Rechnung"
Aufgabe: Rechnungsnummer abfragen
Aufgabe: Anliegen abfragen
Abschlussaktion: Rückruf ankündigen
Wissen hinterlegen
Wissensdatenbank: Laden Sie hier Ihre AGBs, Zahlungsbedingungen oder Preislisten als PDF hoch.
Kundenfragen: Hinterlegen Sie hier gezielte Antworten auf "Ausreißer"-Fragen wie "Kann ich per PayPal zahlen?" oder "Wohin sende ich den Beleg?".
Benachrichtigung aktivieren
E-Mail Zusammenfassung: Tragen Sie unter Konfiguration > "Empfänger von Summaries" eine E-Mail-Adresse ein. Sie erhalten nach dem Anruf alle Details und rufen den Kunden zur Bestätigung zurück.
Webhooks (Optional): Senden Sie die Daten strukturiert an Ihr CRM oder ein Tool wie Zapier, um Tickets automatisch zu erstellen.
Rufnummer zuweisen
Während der Testphase erhalten Sie von uns kostenlose Rufnummern zum testen. Damit Ihr Agent aber auch nach dem Probe-Zeitraum erreichbar ist, müssen Sie ihm noch eine Rufnummer zuweisen.
Vorteile im Überblick
Der Agent nimmt jede Zahlungsfrage an und entlastet Ihr Team bei Standardfragen. So bleibt mehr Zeit für komplexe Fälle, die echte Beratung brauchen. Gerade in Phasen mit hohem Anfrageaufkommen (Monatsanfang, nach Rechnungsversand, während Abschlüssen) bleibt der Service verlässlich. Durch Dokumentation und Auswertung wird sichtbar, welche Themen immer wieder aufkommen und wo Prozesse oder Erklärungen verbessert werden können, bevor sie zu Dauerbaustellen werden.
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