Kalender
Mit dem Kalender-Agent können Anrufer direkt im Telefonat Termine bei Ihnen buchen. Die Terminverwaltung läuft dabei über Ihren Cal.com Account.
Voraussetzungen
Bevor Sie den Kalender-Agent nutzen können, benötigen Sie:
Einen aktiven Cal.com Account
Mindestens einen konfigurierten Event-Type in Cal.com (z.B. „Erstgespräch" oder „Beratungstermin")
Einen Cal.com API-Key
Cal.com mit Ihrem Assistenten verbinden
Die Verbindung zu Cal.com richten Sie direkt in Ihrem Assistenten ein. Folgende Angaben sind dabei möglich:
API-Key
Ja
Ihr persönlicher Cal.com API-Key
Team-ID
Nein
Nur bei Team-Kalender oder Organisations-Account
Organisations-ID
Nein
Nur bei Organisations-Accounts
API Basis-URL
Nein
Nur bei europäischen Accounts
Hinweis: Ihr API-Key wird automatisch verschlüsselt gespeichert.
Europäische Cal.com Accounts
Wenn Sie einen europäischen Cal.com Account nutzen (derzeit nur für Organisationen verfügbar), müssen Sie zusätzlich die API Basis-URL angeben. Ohne diese Angabe werden Anfragen an den falschen Server gesendet und die Terminbuchung funktioniert nicht.
Event-Types in Cal.com optimal einrichten
Damit die Terminbuchung im Telefonat reibungslos funktioniert, sollten Sie bei der Konfiguration Ihrer Event-Types in Cal.com einige Punkte beachten.
Termindauer festlegen
Legen Sie pro Event-Type genau eine Termindauer fest. Wenn Sie unterschiedliche Dauern anbieten möchten (z.B. 30 Minuten und 60 Minuten), erstellen Sie dafür separate Event-Types.
Zusätzliche Abfragefelder
Sie können in Cal.com zusätzliche Felder einrichten, die bei der Buchung abgefragt werden. Folgende Feldtypen funktionieren zuverlässig:
Kurzer Text (Short Text) – für Namen, Stichworte oder kurze Angaben
Langer Text (Long Text) – für ausführlichere Beschreibungen
E-Mail – für E-Mail-Adressen
Zahl (Number) – für numerische Angaben
Tipp für Telefonnummern: Verwenden Sie den Feldtyp „Kurzer Text" statt „Telefon". Der Telefon-Feldtyp hat eine sehr strenge Validierung, die manchmal zu Problemen führt.
Kontaktdaten der Anrufer
Als Pflichtfeld für die Kontaktaufnahme können Sie entweder eine E-Mail-Adresse oder eine Telefonnummer festlegen. Der Assistent fragt diese Information automatisch beim Anrufer ab.
Versteckte Felder
Falls Sie Felder verwenden möchten, die nicht vom Anrufer ausgefüllt werden sollen, markieren Sie diese in Cal.com als „optional", bevor Sie sie ausblenden.
Gut zu wissen
Der Assistent erklärt Buchungsprobleme verständlich, ohne technische Details preiszugeben.
Bei sehr kurzfristigen Terminbuchungen kann es zu Einschränkungen kommen. Richten Sie in Cal.com gegebenenfalls eine Mindestvorlaufzeit ein.
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